Ghi chú kết hôn là thủ tục còn xa lạ với người Việt Nam mà nhiều người không biết, không quan tâm đến. Tuy nhiên, đây là thủ tục rất quan trọng để công nhận tính hợp pháp của quan hệ hôn nhân khi công dân Việt Nam đăng ký kết hôn ở nước ngoài, nếu không thực hiện thủ tục này có thể quyền, lợi ích hợp pháp của bạn sẽ không được đảm bảo trong nhiều trường hợp. Sau đây, Công ty Luật TNHH Long Phước xin chia sẻ với Quý bạn đọc những thông tin hữu ích về thủ tục ghi chú kết hôn.

1. Ghi chú kết hôn là gì?

Ghi chú kết hôn, hiểu đơn giản là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch thông tin đăng ký kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

Như vậy, công dân Việt Nam thực hiện đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì cần thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam để được công nhận và đảm bảo được các quyền, lợi ích hợp pháp của chính mình cũng như quyền, lợi ích hợp pháp của vợ/chồng của công dân đó.

2. Những trường hợp phải ghi chú kết hôn

Các trường hợp phải thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn thường gặp như sau:

• Công dân Việt Nam đã kết hôn với người nước ngoài tại nước ngoài và muốn ghi nhận vào hệ thống hộ tịch Việt Nam.
• Công dân Việt Nam đã kết hôn với nhau tại nước ngoài và muốn ghi chú vào hệ thống hộ tịch Việt Nam.
• Người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã kết hôn và muốn ghi nhận hôn nhân tại Việt Nam.

Lưu ý: Công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam không cần thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn.

3. Các trường hợp từ chối ghi chú kết hôn

Theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, yêu cầu ghi chú kết hôn của hai bên sẽ bị cơ quan có thẩm quyền từ chối thực hiện nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

• Việc kết hôn vi phạm điều cấm theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình;
• Công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam.

Như vậy, nếu hai bên thuộc một trong các trường hợp vừa đề cập trên, thì thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam của họ sẽ không thể thực hiện và quan hệ hôn nhân đã xác lập tại nước ngoài của họ cũng không được công nhận tại Việt Nam.

4. Điều kiện thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn

Do quy định về điều kiện kết hôn giữa pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài có sự khác nhau và các bên muốn công nhận tính hợp pháp của hôn nhân tại Việt Nam nên điều kiện thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn phải tuân theo pháp luật Việt Nam. Như vậy, khi thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam, hai bên phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định pháp luật Việt Nam về thủ tục này. Các điều kiện này được quy định tại Điều 34 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, cụ thể là:

Thứ nhất, việc kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau hoặc với người nước ngoài đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch ở Việt Nam nếu tại thời điểm kết hôn, các bên đáp ứng đủ điều kiện kết hôn và không vi phạm điều cấm theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

Theo đó, điều kiện kết hôn được quy định tại Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 bao gồm: 

• Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên; 
• Việc kết hôn do nam và nữ tự nguyện quyết định; 
• Không bị mất năng lực hành vi dân sự; 
• Việc kết hôn không thuộc một trong các trường hợp cấm kết hôn theo quy định. 

Các trường hợp cấm kết hôn được quy định tại các điểm a, b, c, d khoản 2 Điều 5 Luật này, bao gồm:

• Kết hôn giả tạo, ly hôn giả tạo;
• Tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, lừa dối kết hôn, cản trở kết hôn;
• Người đang có vợ, có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người khác hoặc chưa có vợ, chưa có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người đang có chồng, có vợ;
• Kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng giữa những người cùng dòng máu về trực hệ; giữa những người có họ trong phạm vi ba đời; giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi; giữa người đã từng là cha, mẹ nuôi với con nuôi, cha chồng với con dâu, mẹ vợ với con rể, cha dượng với con riêng của vợ, mẹ kế với con riêng của chồng;

Khi nộp hồ sơ ghi chú kết hôn, cán bộ nhận hồ sơ sẽ xem xét, thẩm định các thông tin về điều kiện kết hôn của người vợ/người chồng xem có đáp ứng điều kiện kết hôn của pháp luật Việt Nam hay không. Nếu hai bên đủ điều kiện kết hôn, thì được phép ghi chú kết hôn tại Việt Nam.

Thứ hai, nếu vào thời điểm đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, việc kết hôn không đáp ứng điều kiện kết hôn, nhưng không vi phạm điều cấm theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình, nhưng vào thời điểm yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, hậu quả đã được khắc phục hoặc việc ghi chú kết hôn là nhằm bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam và trẻ em, thì việc kết hôn cũng được ghi vào Sổ hộ tịch.

5. Vì sao phải ghi chú kết hôn

• Chỉ khi thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn thì hệ thống thông tin hộ tịch Việt Nam mới ghi nhận việc kết hôn tại nước ngoài của công dân Việt Nam, từ đó có cơ sở để giải quyết các thủ tục hộ tịch như Khai sinh, ly hôn…
• Nhằm có cơ sở để ghi nhận tình trạng hôn nhân của người đó trên dữ liệu về hộ tịch.
• Đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của công dân khi thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính liên quan.

6. Hồ sơ ghi chú kết hôn

Căn cứ theo khoản 1 Điều 35 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì hồ sơ thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn bao gồm:

• Tờ khai ghi chú kết hôn.
• Bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.
• Nếu công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp Trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn (Trích lục ghi chú ly hôn).
• Giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu; hoặc chứng minh nhân dân; hoặc thẻ căn cước công dân; hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp. Các loại giấy này phải còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu ghi chú kết hôn.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền.
• Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

7. Nộp hồ sơ ở đâu?

Theo khoản 1 Điều 35 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và khoản 1 Điều 48 Luật Hộ tịch quy định:

“Điều 35. Trình tự, thủ tục ghi chú kết hôn

1. Hồ sơ ghi chú kết hôn do một trong hai bên kết hôn nộp tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 1 Điều 48 của Luật Hộ tịch…

Điều 48. Thẩm quyền ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

1. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.”

Như vậy, UBND cấp huyện tại nơi cư trú của công dân Việt Nam là cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ ghi chú kết hôn.

8. Quy trình thực hiện ghi chú kết hôn

Căn cứ theo khoản 2, khoản 3 Điều 35 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định trình tự, thủ tục ghi chú kết hôn như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ ghi chú kết hôn tại UBND cấp huyện nơi công dân Việt Nam cư trú

Bước 2: Kiểm tra và giải quyết hồ sơ ghi chú kết hôn

Thời hạn giải quyết ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn là 05 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng Tư pháp tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.

+ Nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn là đủ điều kiện theo quy định tại mục 2, Trưởng phòng Tư pháp ghi vào sổ và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

+ Nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn thuộc một trong các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Trưởng phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện để từ chối.

9. Các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn

Khi thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam, hai bên cần lưu ý những vấn đề như sau:

Thứ nhất, bản sao giấy tờ của cả hai bên nam nữ nếu nộp hồ sơ qua đường bưu chính.

Thứ hai, đối với công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn.

Thứ ba, trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ghi chú kết hôn, hồ sơ cần nộp phải có văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

Trên đây là những thông tin cần thiết mà chúng tôi chia sẻ tới Quý bạn đọc về trình tự, thủ tục ghi chú kết hôn. Nếu có gì còn thắc mắc, vui lòng liên hệ TỔNG ĐÀI 0889.358.949 hoặc 0948.136.249 gặp Luật sư tư vấn luật trực tuyến của Công ty Luật TNHH Long Phước.